Die Kassen-Nachschau

Seit dem 01.01.2018 kann das Finanzamt unangemeldet während der Geschäftszeiten bei Unternehmen eine sogenannte Kassennachschau durchführen.

Das bedeutet nicht, dass Sie als Unternehmer sich etwas zu Schulden haben kommen lassen. Allerdings kann es durchaus sein, dass ein Finanzbeamter im Vorfeld Ihre Kasse inkognito beobachtet oder sogar Testkäufe getätigt hat.

Was ist die Kassen-Nachschau?

Mit der Kassen-Nachschau überprüft das Finanzamt zeitnah die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Sie kommt sowohl bei elektronischen oder computergestützten Kassen(z. B. Waagen mit Registrierkassenfunktion, App-Systeme, Taxameter, Geldspielgeräte, usw.), als auch bei den sog. offenen Ladenkassen zum Einsatz.

Die Kassen-Nachschau ist keine Betriebsprüfung, sie wird nicht angekündigt. Der Kassennachschau kann eine Kassenbeobachtung vorausgehen (z. B. Testkäufe).

Welche Rechte/Pflichten hat der Prüfer?

Der Prüfer darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten. Als Geschäftsräume zählen auch Fahrzeuge des Unternehmens.

Die Kassen-Nachschau kann auch dann stattfinden, wenn zwar der Unternehmer oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend sind, dafür aber Personen, die nach Ansicht des Prüfers über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, diese sind zur Mitwirkung verpflichtet. Der Prüfer ist nicht verpflichtet zu warten, bis der Unternehmer vor Ort ist.

Der Prüfer hat das Recht, Einsicht in die Kassenaufzeichnungen, sowie die Dokumentationsunterlagen zu nehmen. Er kann verlangen, dass ihm Daten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.

Er darf Unterlagen und Belege zur Dokumentation scannen oder fotografieren.

Führt die Kassen-Nachschau zu Beanstandungen (z. B. weil die aktuelle Betriebsanleitung nicht vorgelegt werden kann), liegt es im Ermessen des Prüfers ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Betriebsprüfung überzugehen. Der Steuerpflichtige ist schriftlich darauf hinzuweisen. Der Übergang zur Betriebsprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit vom Prüfer festzuhalten.

Da die Kassen-Nachschau selbst keine Betriebsprüfung ist, wird auch kein Prüfungsbericht erstellt. Möchte der Prüfer aufgrund der Feststellungen der Kassen-Nachschau – ohne Übergang zur Betriebsprüfung – Besteuerungsgrundlagen ändern, haben Sie Anspruch auf rechtliches Gehör.

Der Prüfer hat kein Durchsuchungsrecht. Er muss sich zu Beginn der Nachschau ausweisen, nicht aber für die Kassenbeobachtung (s. o.).

Private Wohnräume darf der Prüfer grundsätzlich nicht betreten.

Was wird geprüft?

Der Umfang der Prüfungshandlungen liegt im Ermessen des Prüfers und ist einzelfallabhängig. Es ist davon auszugehen, dass die Prüfer im Normalfall einen Kassensturz und die Vorlage der jeweils aktuellen Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen, usw.) verlangen.

Geprüft werden:

• Der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems,

• Aufzeichnungen, Bücher sowie für die Kassenführung erhebliche sonstige Organisationsunterlagen (Handbücher, Arbeitsanweisungen, usw.)

Einzelheiten zur Kassennachschau hat das Bundesfinanzministerium in einem Rundschreiben an die Finanzämter zusammengestellt, das Sie hier downloaden können.